ZAPYTANIE OFERTOWE

Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji z siedzibą w Dopiewie przy ul. Polnej 1a składa zapytanie ofertowe w postępowaniu o zamówienie publiczne o wartości nie przekraczającej 130 000 zł na:  „Pomiar czasu oraz obsługa zawodów organizowanych przez Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji w Dopiewie w 2025 roku.”

I. Opis przedmiotu zamówienia:

Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji z siedzibą w Dopiewie przy ul. Polnej 1a
w związku z organizacją trzech imprez sportowych:

1. XIV Bieg o Koronę księżnej Dąbrówki - termin 25 maja 2025 roku (bieg i marsz nordic walking)
2. IX Cross Duathlon Żarnowiec – termin 25 października 2025 roku

Złoży zapytanie ofertowe dotyczące wykonania następujących czynności:

1. pomiar czasu dla:

• 650 osób w dniu 25.05.2025 (500 osób bieg, 150 osób nordic walking),
• 300 osób w dniu 25.10.2025

Pomiar przeprowadzony za pomocą chipów /chipy odpowiednie do charakteru zawodów/

1. wydruk numerów startowych dla zawodników według projektu zamawiającego (format A5)
2. wydruk kart startowych na podstawie zgłoszeń
3. wysłanie do wszystkich zawodników wiadomości sms z wynikiem bezpośrednio po zakończeniu zawodów
4. Przygotowania chipów w liczbach:

• 25.05.2025 - 650 szt. (chip w numerze startowym)
• 25.10.2025 - 300 szt. (chip na rzepie zakładany na kostkę)

1. pomiar na punktach start/meta oraz dodatkowo na trasie w miejscu wyznaczonym przez organizatora tj:

• w dniu 25.05.2025 punkt dodatkowy na 5 km trasy
• w dniu 25.10.2025 trzy dodatkowe punkty tj: wbieg do strefy zmian, wybieg ze strefy zmian, punkt kontrolny wspólny na trasie biegowej i rowerowej

1. dostarczenie i ustawienie zegara do pomiaru czasu wykonanego w technologii LED ustawionego na linii start/ meta
2. dostarczenie kamery: rejestratora wraz z możliwością odtworzenia kolejności na mecie
3. wydruk list startowych oraz wyników w dowolnych konfiguracjach wyznaczonych przez organizatora oraz zgodnie z regulaminem
4. rejestracja zawodników za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie www.koronadabrowki.pl  oraz umożliwienie dokonywania płatności elektronicznych /przelewy24.pl/ z poziomu elektronicznego formularza płatności. Dane dostarczone zostaną przez zamawiającego
5. rejestracja zawodników za pośrednictwem elektronicznego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie www.duathlonzarnowiec.pl   oraz umożliwienie dokonywania płatności elektronicznych /przelewy24.pl/ z poziomu elektronicznego formularza płatności. Dane dostarczone zostaną przez zamawiającego
6. umieszczenie listy startowej na stronie internetowej wykonawcy czynności
7. opublikowanie wstępnych wyników zawodów w ciągu 1 godziny po zakończeniu zawodów na stronie internetowej wykonawcy czynności
8. współpraca w organizacji biura zawodów
9. udostępnienie dla spikera na czas trwania zawodów tabletu z dostępnymi wynikami live dzięki czemu nazwiska zawodników będą znane bezpośrednio po przekroczeniu linii mety

Uwaga ! Na wyżej wymienionych imprezach sportowych zamawiający nie zapewnia źródła zasilania w energię elektryczną.

II Opis sposobu obliczenia ceny:

1. Podana w ofercie cena musi być wyrażona w walucie polskiej PLN cyfrowo i słownie oraz zawierać musi wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.

2. Wykonawca w formularzu ofertowym podaje brutto zawierającą podatek VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.

3. Określona przez Wykonawcę cena oferty jest stała i nie może ulec zmianie w okresie obowiązywania umowy/ zlecenia.

III. Sposób wyboru najkorzystniejszej oferty:

1.Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium:

1. cena – 100%.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert całościowych bądź częściowych /Pakiet I lub Pakiet II/.

3. Oferta spełniająca wymagania Zamawiającego wybrana jako najkorzystniejsza.

4. Dopuszcza się podpisanie umowy z dwom podmiotami na dwa różne Pakiety.

IV. Termin wykonania zamówienia:

Wykonawca, który zostanie wyłoniony spośród złożonych ofert zobowiązany jest wykonać przedmiot zamówienia w  terminach:

• 25.05.2025,
• 25.10.2025

zgodnie z podpisaną umową.

V. Miejsce i termin składania ofert:

1. Oferty należy składać:

- pocztą na adres: Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji w Dopiewie, ul. Polna 1a, 62-070 Dopiewo,

- osobiście w siedzibie Gminnego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Dopiewie w godzinach 8:00 do 15:00,

- faxem na numer 61 8148 262 lub pocztą elektroniczną na adres gosir@dopiewo.pl

2. Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 24.02.2025 r. do godziny 12:00.